Pasos para una notarizacion adecuada

Hay pocos estados que dan a los nuevos Notarios consejos prácticos al realizar su primera notarización. Incluso los estados que tienen requisitos de educación obligatorios para los solicitantes de comisiones se centran más en la ley notarial que en la práctica notarial.

Para ayudar a los nuevos Notarios en nuestra comunidad, aquí hay 5 pasos para una notarización adecuada:

Paso 1: Comparecer personalmente

Casi todos los estados requieren que el firmante comparezca personalmente ante usted durante la notarización. Eso es crucial porque ayuda a proteger a su firmante, a su empleador, a cualquier persona que confíe en la notarización y a usted contra posibles fraudes y responsabilidades. La apariencia personal le permite completar otros pasos en una notarización adecuada.

Varios estados ahora permiten a los notarios realizar notarizaciones utilizando tecnología de audio y videoconferencia, a través de la notarización remota en línea.

Paso 2: Comprobar el documento

Siempre debe comprobar el documento para una serie de razones importantes:

1. Buscar la redacción del certificado que le indicará qué tipo de notarización realizar.
2. Revisar la redacción del certificado para asegurarse de que contiene todos los elementos que debe tener un certificado de notario y que se ajusta a los requisitos de su estado.
3. Comprobar si hay espacios en blanco. Algunos estados ordenan que no hayan espacios en blanco en un documento y otros estados simplemente lo recomiendan encarecidamente. Los documentos en blanco se pueden modificar más adelante en un intento de cometer fraude.
4. Asegúrese de introducir la fecha en que tuvo lugar la notarización en la redacción del certificado.
5. Para comprobar que el nombre del identificador admite el nombre del documento.

Escanear el documento no significa leerlo detalladamente. Usted puede simplemente echar un vistazo suficiente para obtener la información que necesita.

Paso 3: Identificar cuidadosamente al firmante

Verificar adecuadamente la identidad de su firmante es el deber esencial de cada Notario. Cada estado proporciona alguna dirección en cuanto a cómo identificar a su firmante, y hay 3 métodos generales:

1. Conocimiento personal, lo que significa que usted conoce personalmente al firmante.
2. Documentos de identidad, como licencias de conducir, pasaportes y otros documentos de identidad emitidos por el gobierno.
3. Identificar a testigos creíbles que conozcan al firmante y puedan dar fe de su identidad.

California no permite que los Notarios dependan del conocimiento personal para identificar a los firmantes. En su lugar, los Notarios de California deben confiar en una de las formas de identificación del firmante permitidas por la ley estatal, o testigos de identificación creíbles si el firmante carece de otras formas de identificación aceptable.  

La identificación del firmante siempre es necesaria cuando usted está tomando un acuse de recibo y puede ser requerido cuando realiza un jurat, verificación bajo juramento o afirmación o declaración jurada; también se recomienda cuando certifica una copia.

En este punto, asegúrese de que su firmante está bajo su libre voluntad y es consciente de lo que está pasando. Puede hacer esto con pequeñas charlas y preguntas básicas. Cuando se trata de la conciencia de un firmante, se recomienda que simplemente utilice su juicio sobre la capacidad del firmante para entender lo que está sucediendo. Algunos estados, como Florida, prohíben específicamente notarizar si el firmante parece mentalmente incapaz de entender el documento.

Texas autoriza a los Notarios a rechazar una notarización si el firmante aparece bajo coacción, el Notario tiene motivos para creer que el documento puede ser utilizado para un propósito ilegal o el firmante no entiende el documento, o si el Notario no está familiarizado con el tipo de notarización solicitada.  

Luego tome el acuse de recibo del firmante, asista de la firma y/o tome el juramento o afirmación según lo requiera el acto notarial.

Paso 4: Registre su entrada de diario

La mayoría de los estados requieren o recomiendan notarios mantener un registro de todas las notarizaciones. Una buena entrada de diario notarial contiene detalles de la notarización que son útiles en caso de que se cuestione un documento o notariado.

Por lo general, es una buena idea completar su entrada de diario antes de la notarización para que pueda asegurarse de recopilar todos los elementos necesarios del registro, incluida la firma de su firmante.

Paso 5: Completar el Certificado Notarial

Si el documento no contiene la redacción del certificado, pregunte a su firmante qué tipo de notarización se requiere y, a continuación, adjunte un certificado separado o suelto. Muchos firmantes no saben qué tipo de notarización necesitan, por lo que puede describir los diferentes tipos, pero no puede tomar la decisión por el firmante a menos que sea un abogado con licencia. Si su firmante aún no está seguro, debe ponerse en contacto con la agencia emisora o receptora para obtener instrucciones.

Al completar el certificado, asegúrese de que todos los detalles son correctos. Por ejemplo, el lugar — o ubicación de la notarización, indicado por las palabras “Estado de … Condado de …” — debe ser donde usted realizó la notarización, no donde se preparó o se presentará el documento.

Por último, tenga cuidado de firmar y colocar su sello correctamente. Siempre debe firmar exactamente como su nombre aparece en su comisión. Su sello debe estar cerca de su firma, pero no debe superponerse a ninguna redacción. El objetivo es hacer que todo sea legible. Si se encuentra en un estado que no requiere que utilice un sello, es posible que deba agregar su nombre e información de comisión en otros espacios debajo de su firma.

Una última nota: Nunca des consejos legales

Muchos firmantes le pedirán consejo o ayuda con respecto a su documento. A menos que usted sea un abogado, siempre debe decir que no porque estaría realizando la práctica no autorizada de la ley, y usted podría ser considerado responsable.