Notary Public – Documentos que provienen de otros Estados

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Si el documento a ejecutar por el Notary Public proviene de otro estado, te preguntaras si estas autorizado a ejecutarlo.

Como regla general, cualquier documento proveniente de otro estado puede ser ejecutado mientras contenga las palabras (wording) que cumplan con las leyes de tu estado y no te pide que hagas algo que vaya en contra de la ley.

El wording es un conjunto de términos definidos por ley lo cual debe aparecer por estatuto en ciertos documentos a ejecutar por un Notary Public. El wording varia de estado en estado, incluso algunos estados no requieren un wording especifico. Por ejemplo, en California el wording que debe aparecer en un acknowledgment es el siguiente:

I certify under PENALTY OF PERJURY under the laws of the State of California that the foregoing paragraph is true and correct.

Existen excepciones en algunos estados. En California el Notary Public por ley requiere usar un lenguaje especifico a como se indica por estatuto en los acknowledgments cuando el documento se va a utilizar en California, lo mismo ocurre para los jurats, pero en este caso no importa el estado donde el jurat va a ser ejecutado.

En el estado de Florida, el Notary deben asegurarse que cualquier acknowledgment y jurat contengan nueve elementos prescritos por estatuto. En algunos estados como Georgia, no existe un wording o palabras especificas requeridas por estatuto.

Wording hibrido

Al hablar de wording hibrido me refiero a documentos que combinan el wording de un jurat y un acknowledgment en el mismo certificado. Ejemplo de un documento hibrido es cuando se utiliza el wording “Acknowledged, subscribed and sworn to before me on (date).”

En el caso de documentos híbridos que provengan de otro estado, siempre se deberá ejecutar un jurat o verification en vez del oath (juramento) o affirmation, esto es debido a que el wording indica que se debe administrar un oath (juramento) teniendo al firmante principal presente al firmar el documento. El acknowledgment generalmente no requiere de esto.

Ejecución de doble documento

Un documento para la compra de bienes raíces puede estar compuesto por dos certificados; uno para el comprador y otro para el vendedor. Si ambos, comprador y vendedor deben firmar el mismo documento, se deberá ejecutar uno para el comprador y otro para el vendedor. En este caso se están ejecutando dos documentos y se deberán grabar en el journal de forma separada.

Documentos sin wording

Generalmente, no se puede ejecutar un documento cuando no contiene un wording o no indica que tipo de documento es, en tal caso deberá preguntarle al firmante que tipo de documento necesita, de esta forma el Notary pueda ejecutar el documento requerido. También deberá completar y anexar un documento donde se incluya el wording necesario para este documento.

El estado de Maryland es el único donde el Notary puede testificar la firma de un documento sin completar el certificado. Esto es conocido en Maryland como “signature witnessing”, en tal caso el Notary deberá seguir el procedimiento siguiente:

  • ·         Obtener la identificación del firmante,
  • ·         Observar en su presencia la firma del documento, la fecha y el sellado (seal),
  • ·         Incluir en el documento la fecha de expiración de la comisión del Notary,
  • ·         Grabar la ejecución del documento en el journal del Notary.

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