Identificar a una persona por medio de un documento pareciera un trabajo sencillo, pero Estados Unidos siendo un país de unos 300 millones de habitantes, el 20% de estos carece de una identificación adecuada. Una de las responsabilidades más importantes de un Notary Public es la de identificar debidamente a la persona que firma el documento que se está ejecutando, esto se hace con el fin de proteger a la población de posibles fraudes de falsificación.
Existen muchos factores a los que el Notary debe enfrentarse a la hora de verificar una identificación, desde pasaporte desgastado por el tiempo, licencias de conducir vencidas, identificación de personas que guardan prisión, etc. El Notary Public es responsable de asegurarse que la identificación mostrada por la persona, cumple con todos los requisitos de ley para ser utilizada adecuadamente como una identificación, de otra manera el Notary puede enfrentar cargos civiles o criminales. Para estar seguro todo Notary Public deberá seguir el procedimiento que indica el estado con respecto a la identificación que la persona está presentando a la hora de ejecutar un documento.
A continuación vamos a ver algunos casos donde la identificación del firmante presenta variantes no muy comunes:
Cuando la identificación pareciera estar alterada.
La persona presenta una tarjeta de identificación del estado (ID, Licencia de Conducir) la cual parece estar correcta pero presenta algo que no creemos estar bien.
Si la tarjeta parece no estar de acuerdo al formato estándar que presentan las del estado, aunque no seamos expertos en diferenciar todas las formas de identificación, pero podríamos desde google en una computadora con internet, averiguar si la identificación que presenta la persona cumple con las medidas indicadas para una identificación de ese estado.
Otra situación que se podría presentar es la de una identificación que ha sido laminada. Cualquier tarjeta de identificación del estado (ID, Licencia de Conducir) que ha sido laminada, se considera que ha sido alterada lo cual es ilegal y por lo tanto según la ley, el Notary Public no puede utilizar este tipo de documento como identificación.
Cuando la foto del documento no es igual a la persona que lo presenta.
Uno de los motivos por el cual el Notary existe es para prevenir la falsificación de algunos documentos, pero con la nueva tecnología a veces es imposible darse cuenta que un documento es falso. En muchas ocasiones la foto que presenta el documento de identificación no es igual al de la persona que lo porta, esto se podría dar cuando la persona ha ganado peso y por lo tanto su cara ha engordado lo suficiente como para no aparecer igual como en la foto. Otro caso es cuando la persona ha pasado por cirugía en su rostro.
En una situación como esta, te sugiero que si tienes razones para dudar que la persona presentando el documento de identificación no es quien dice ser, deberás regirte por el significado de Evidencia Satisfactoria de Identidad. En California y Florida, este término significa que debe existir la ausencia de cualquier situación que te lleva a dudar que la persona firmando el documento que se está ejecutando, sea la persona quien dice ser en la identificación. Esta es una buena práctica que debes seguir todo el tiempo, si tienes alguna duda, le debes pedir a la persona otra forma de identificación aprobada por el estado conforme ley. Si la personas no tiene otra forma de identificación, algo que es poco probable, te sugiero que te bases en el principio del testigo creíble (credible witness).
Otra sugerencia que te hago es que a la hora de aceptar un documento como identificación, tomes en cuenta que los otros datos que en este se presentan estén de acuerdo con el físico actual de la persona, fíjate en la estatura, el color de la piel, el color de los ojos, la firma de la persona y en cualquier otra evidencia que te demuestre que es la persona quien dice ser de acuerdo a la identidad que está presentando.
Factor important a tomar en cuenta acerca de la identificación del firmante.
Licencia de conducir temporal, tarjetas del seguro social, certificados de nacimiento o de matrimonio, tarjetas de crédito, o cualquier otro documento que no tenga una fotografía de la persona y que no sea emitido por el gobierno, no puede tomarse por el Notary como una forma aceptable de identificación.
Espero que esta información sea de tu ayuda para evitar problemas a la hora de recibir una identificación que pareciera estar fuera de lugar. Si tienes algun comenarion, eres bienvenido en hacerlo.
