Guía para notarizar a los reclusos de la prisión
Hay pautas estrictas que los Notarios deben seguir al ingresar a un centro correccional para reunirse con un firmante. El conocimiento y la preparación de antemano le ahorrará tiempo
Asegúrese de preguntar si el firmante tiene un ID aceptable
Una cosa muy importante a tener en cuenta es que los reclusos en los centros penitenciarios normalmente tienen que entregar todas sus formas normales de identificación cuando están encarcelados, como las licencias de conducir, Esto puede ser un problema si usted se presenta a la notarización y el firmante no puede producir evidencia satisfactoria de identidad, y los funcionarios de prisiones no siempre permiten alternativas como el uso de testigos de identificación creíbles.
Si se le pide que nombre a un firmante en un centro correccional, asegúrese de preguntar antes de la notarización si se le permitirá al firmante utilizar una forma aceptable de identificación. Los firmantes en custodia en un centro correccional o cárcel pueden no tener acceso a formas comunes de identificación, como una licencia de conducir.
Arizona permite a los Notarios aceptar una tarjeta de identificación de recluso emitida por el Departamento de Correcciones de Arizona (ADC) como prueba de identidad para los firmantes bajo custodia de ADC, y cualquier forma de identificación de recluso emitida por un sheriff del condado si el firmante está bajo la custodia del sheriff.
California permite a Notaries aceptar una tarjeta de identificación de recluso emitido por el Departamento de Corrección y Rehabilitación del estado para los reclusos detenidos en una prisión, o identificación de recluso emitida por un departamento del sheriff para un recluso bajo custodia en un centro de detención local.
Florida permite a notarios aceptar una tarjeta de identificación de recluso emitida por el Departamento de Justicia de los Estados Unidos o la Oficina de Prisiones Federales para un recluso detenido, o una tarjeta de identificación de recluso emitida después del 1 de enero de 1991, por el Departamento de Correcciones de Florida para un recluso custodia de ese departamento. Florida también permite a notarios aceptar una declaración jurada y escrita de un oficial de la ley como prueba de que el recluso nombrado en el documento es la persona cuya firma debe ser notariada.
Si el firmante no tiene acceso a una licencia de conducir u otras formas aceptables de identificación, compruebe con antelación si la instalación permitirá el uso de testigos identificativos creíbles u otro método aceptable de identificación, no todos los instalaciones permiten el uso de guardias o personal como testigos creíbles cuando un recluso necesita una firma notariada. También recuerde que algunos estados, como Texas, pueden requerir que un testigo creíble sea personalmente conocido por el Notario o que proporcione una prueba de identidad si el testigo creíble no es conocido personalmente por el Notario.
Esté preparado para medidas de seguridad adicionales cuando se reúna con el firmante
Una prisión puede restringir los artículos que puede llevar consigo antes de reunirse con el firmante. Por ejemplo, es posible que no se permitan bolsos o monederos cuando se reúna con el firmante, o que la instalación pueda inspeccionar y aprobar su sello y diario antes de la notarización. Una vez más, es una buena idea ponerse en contacto con el centro antes de la notarización y preguntar sobre las restricciones en los artículos que puede traer con usted, código de vestimenta y reglas de comportamiento para los visitantes, y cualquier otra regla especial y restricciones que tendrá que seguir durante la notarización.
La interacción con el firmante puede ser restringida
Al notarizar en una cárcel o centro correccional, tenga en cuenta que su acceso e interacción con el firmante puede ser limitado. En los estados que requieren que complete una entrada de diario, como California, esto puede hacer que obtener la firma o la huella digital del recluso sea más difícil. Por ejemplo, puede tener una hoja de plexiglás u otra barrera entre usted. Es posible que no se le permita entregar un bolígrafo o diario al firmante directamente, pero puede ser necesario dárselos a un guardia que se los entregará al recluso.
Usted querrá proteger la privacidad de las entradas de diario no relacionadas cuando entregue el diario al recluso para firmar, así que asegúrese de adjuntar una cobertura o guardia de privacidad para cubrir las entradas anteriores antes de entregar el diario al guardia.
Además, ten en cuenta que toda tu interacción con el recluso será vigilada de cerca por uno o más guardias y cada palabra y movimiento será grabado en video.
Siga las leyes de notariado de su estado
Puede ser difícil conseguir un documento notariado para un firmante de un recluso. Un cliente puede pedirle que notarice una firma fuera de la presencia de un firmante encarcelado, o solicitarle que renuncie a los requisitos normales de identificación porque el recluso carece de acceso a una identificación adecuada. Recuerde siempre que, como Notario, usted tiene la responsabilidad de seguir las leyes de Notario de su estado. Nunca omita los pasos esenciales para la notarización, como la apariencia personal o el seguimiento de las leyes estatales con respecto a la identificación del firmante.
