Una de las frases más comunes que escucha de sus clientes un Notary Public es “Necesito notarizar este documento”. Todo Notary Public debe conocer los tipos de documentos y saber entenderlos para poder llevar a cabo su trabajo correctamente. Los tipos de documentos más comunes que ejecuta un Notary Public son los siguientes:
Acknowledgement
El propósito del acknowledgment es el de asegurarse que la persona firmante del documento es quien dice ser y que está firmado este documento por su propia voluntad. Los acknowledgments van a estar relacionados a documentos de valores activos tales como testamentos, hipotecas, escrituras de bienes raíces, etc.
Para ejecutar un acknowledgment propiamente, el firmante deberá aparecer personalmente al momento de la motorización del documento para que este sea debidamente identificado y declare (acknowledge) ser la persona que firma el documento y que lo hace por voluntad propia.
Es una práctica común que el cliente firme el documento en presencia del Notary Public al momento de notarizarlo, pero no es necesario. El cliente puede firmar el documento antes de visitar al Notary y llevárselo ya firmado, para tal caso deberá presentarlo personalmente y declarar (acknowledge) que la firma del documento es la suya.
Jurats
El propósito de un jurat es donde el firmante jura o afirma que el contenido del documento es verdadero. Dependiendo de la jurisdicción donde se lleve a cabo, puede también ser conocido como affidavit, affirmation y como verification on oath.
Para ejecutar un jurat, el firmante debe aparecer personalmente ante el Notary Public y firmar el documento en su presencia. En tal caso el Notary ejecutara un juramento (administer an oath) o una afirmación (affirmation) donde el firmante deberá afirmar en sus propias palabras que los hechos contenidos en el documento son verdaderos y correctos.
Administrar un oath o un affirmation es la parte muy importante del jurat debido a que el firmante afirma que el contenido del documento es correcto, en caso que el firmante este mintiendo, este será acusado de perjurio.
Oaths/Affirmations
En algunos casos, el cliente puede simplemente necesitar que el Notary Public administre un oath o un affirmation oralmente envés de un jurat, affidavit o cualquier otro documento escrito. El propósito de administrar un oath (juramento) o un affirmation de forma oral es la de obligar al cliente a decir la verdad envés de hacerlo por escrito.
Un oath es una promesa solemne a un ser supremo. La affirmation es una promesa solemne al honor de la persona. La decisión deberá ser tomada por el firmante.
Copy Certification
Copy Certification confirma que la reproducción de un documento original es completa, verdadera y precisa del documento original.
Los documentos que requieren copy certification pueden incluir entre otros: diplomas, licencias de conducir, contratos, títulos de vehículos, tarjetas de seguro social, reportes médicos, documentos de ventas, etc.
Para ejecutar un Copy Certification, la persona en posesión del documento original (también conocido como “document custodian” lleva el documento original al Notary. En tal caso el Notary normalmente sacara una fotocopia del documento original y completara un certificado (certificate) para la copy certification y de esta forma confirma que la fotocopia es verdadera, completa y precisa de la original.
Hay muchos estados que prohíben la certificación de copias de documentos públicos tales como actas de nacimiento, certificados de defunción, licencias de matrimonio y testamentos. Para este tipo de documentos los interesados deberán obtener una copia de la agencia que emite los originales.
Signature Witnessing
Con este acto notarial (testificar una firma), el Notary Public certifica que el individuo que aparece ante él es quien dice ser y que la firma de este individuo es la propia.
La principal diferencia entre Signature Witnessing y el Acknowledgment es que el Notary es testigo del documento que se está firmando. La principal diferencia entre el Signature Witnessing y Jurat, affidavit, o verification upon oath, es que con Signature WItnessing no se ejecuta un juramento (oath).
