Para poder transmitir declaraciones de impuesto al IRS en forma electrónica (efile), lo primero que debe hacer es registrarse con el IRS para obtener un numero conocido como EFIN (Electronic Filing Identification Number). El proceso de autorización para obtener un EFIN suele durar aproximadamente unos 45 días.
¿Por qué debo transmitir declaraciones de impuestos al IRS en forma electrónica (efile)?
Por reglamento del IRS, a partir del 1 de enero de 2012, cualquier preparador de declaración de impuestos que anticipa preparar y presentar 11 o más formularios 1040, 1040A, 1040EZ y 1041 durante un año calendario debe transmitir electrónicamente las declaraciones de impuestos al IRS (a menos que el preparador, o una declaración de impuestos en particular esté exenta administrativamente del requisito efile, o la declaración es presentada por un preparador con una exención de dificultad aprobada).
Las oficinas de income tax que cuentan con varios preparadores de impuestos, deben contar las declaraciones en conjunto. Si el número de declaraciones de impuestos aplicables es 11 o más, entonces todos los miembros de la firma deberán efile las declaraciones que preparan. Esto es cierto incluso si un miembro espera preparar y presentar menos de 11 declaraciones.
Aquellos que están sujetos al requisito de efile se denominan “preparadores de declaraciones de impuestos especificadas”.
Declaraciones enviadas en papel por correo.
Incluso si usted es un proveedor autorizado de efile, los clientes para quienes prepara declaraciones pueden optar por presentar la declaración por correo en papel si la declaración será enviada al IRS por el contribuyente. Como se describe en Rev. Proc. 2011-25, preparadores de declaración de impuestos en esta situación deben obtener y mantener una declaración firmada y fechada del cliente. Además, en esta situación, y en los casos de declaraciones o declaraciones administrativamente exentas presentadas por un preparador de declaración de impuestos con una exención de privación aprobada, deberán adjuntar el Formulario 8948, Explicación del preparador para No presentar electrónicamente, a la declaración de papel del cliente.
Como solicitar una exención por dificultad (hardship waiver) para no presentar declaraciones por efile.
Los preparadores de declaraciones de impuestos, pueden solicitar una exención de privación indebida del requisito de archivo electrónico (efile) usando el Formulario 8944, Solicitud de Exención de Dificultades de efile del preparador. El Formulario 8944 generalmente debe ser presentado al IRS a más tardar el 15 de febrero del año para el cual se solicita una exención.
Pasos a seguir para obtener un EFIN
1.- Crear una cuenta con el IRS conocida como e-services Account.
Antes de proceder con la aplicación de efile en línea, debe tener una cuenta de servicios electrónicos (e-services account) con el IRS, lo cual facilita la comunicación electrónica entre el preparador y el IRS. Cuando solicite una cuenta de servicios electrónicos, deberá:
- Proveer su nombre legal, número de Seguro Social (SSN), fecha de nacimiento, número de teléfono, dirección de correo electrónico y dirección postal de su domicilio (se le enviará la confirmación de su cuenta);
- Proveer su ingreso bruto ajustado del año fiscal actual o anterior (AGI – Adjusted Gross Income);
- Crear un nombre de usuario, una contraseña y un PIN, ademas proporcionar una respuesta a una pregunta de seguridad para su nombre de usuario;
- Asegúrese de que cada director y funcionario responsable de su firma se inscriba para los servicios electrónicos; y
- Vuelva a los servicios electrónicos para confirmar su registro dentro de los 28 días de recibir su código de confirmación por correo.
Puede encontrar definiciones de un director y un funcionario responsable en la Publicación 3112 del IRS, Aplicación de e-file del IRS y Participación.
El proceso de verificación y aprobación para crear una cuenta con los servicios electrónicos del IRS puede tomar varios días, así que planifique con anticipación.
2.- Enviar su aplicación para convertirse en proveedor autorizado de efile.
Una vez que ha sido aprobado para los servicios electrónicos, su empresa puede comenzar la aplicación para convertirse en un proveedor de efile autorizado.
El proceso de solicitud no es simple, pero como profesional de impuestos, entiende que estos pasos son necesarios para proteger la integridad y la seguridad del sistema de presentación electrónica. Aplicar es sencillo y el sistema está diseñado para que pueda guardar sus datos de una sesión, cerrarla y volver a ella cuando sea conveniente.
Otra precaución sobre el tiempo: El IRS puede tardar hasta 45 días en aprobar una aplicación de efile. Por lo tanto, planifique con anticipación y permita suficiente tiempo.
Varias cosas importantes a tener en cuenta:
- Primeramente, deberá proveer información de identificación de su negocio, si todavia su negocio no tiene nombre, puede utilizar su nombre propio.
- A continuación, ingresará información sobre cada Principal y Responsable Oficial en su organización, en caso que sean varios.
- Elige la opción de proveedor de efile. Si usted es un preparador de impuestos y desea aplicar para transmitir e-file para los clientes, seleccione el originador electrónico conocido como ERO (Electronic Return Originator).
- Si el Director u Oficial responsable de su organización es alguien que está certificado o licenciado, tal como un abogado, un CPA o un agente inscrito del IRS, deberá informar en su aplicación e ingresar la información de estado profesional actual
3.- Aprobar verificación de idoneidad.
Después de presentar su solicitud y documentos relacionados, el IRS realizará una verificación de idoneidad en la empresa y cada persona que aparece en su solicitud como un director o funcionario responsable. Esto puede incluir: una verificación de crédito; Una verificación de cumplimiento de haber declarado sus impuestos; Una verificación de antecedentes penales; Y un chequeo por el incumplimiento previo de los requisitos del IRS e-file. Una vez aprobado, recibirá una carta de aceptación del IRS con su número de identificación electrónica EFIN.
Paso final
Para obtener instrucciones paso a paso a través de la aplicación de e-file, descargue la Publicación 3112 de IRS. Una vez inscrito, usted podrá servir a sus clientes con mayor eficacia. Los contribuyentes saben que la presentación electrónica es rápida y segura y les brinda reembolsos mucho más rápidamente (entre 8 a 15 días).
